理学〔2019〕9号——关于印发《西北农林科技大学理学院公文处理办法》的通知

　　 　　

各中心、系、所、点：

《西北农林科技大学理学院公文处理办法》经2019年6月27日党政联席会议研究通过，现予以印发，请遵照执行。

理学院

2019年6月27日

西北农林科技大学理学院公文处理办法

第一章  总则

第一条 为规范、高效开展学院公文处理工作，根据《西北农林科技大学公文处理办法》（党办发〔2018〕29号），结合学院实际，制定本办法。

第二条  公文是学院实施领导、科学管理、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是贯彻党和国家的方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。

第三条  学院党政综合办公室负责院外公文的签收、办理和归档，院内公文的起草、印发、督办和存档。

第四条  公文处理工作应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 行政副院长主管学院公文处理工作，对办公室的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第六条 除涉密及不宜公开文件外，学院的公文一般通过学校电子政务系统(OA系统)进行处理。

第二章  公文种类

第七条  学院公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重要决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和安排、奖惩院属机构和人员等。

（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知。适用于发布规章制度、传达上级指示、转发或批转公文、发布要求院属机构或人员办理、执行或者周知的事项。

（五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（八）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级单位的请示事项。

（十）函。适用于与院外单位或部门之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

第三章  公文格式和行文规则

第八条  公文格式严格按照《西北农林科技大学公文处理办法》相关规定执行，需要特别说明的是，行政文件发文字号为理学〔XXXX〕XX号（〔XXXX〕为年份，XX为文件序号）,党委文件发文字号为理学党〔XXXX〕XX号；《中共西北农林科技大学理学院委员会会议纪要》版头用于记载学院党委会研究议定事项；《西北农林科技大理学院党政联席会会议纪要》版头用于记载党政联席会研究议定事项；《西北农林科技大学理学院专题会会议纪要》版头用于记载专题会议研究议定事项。

第九条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十条  向校外单位、党委校长办公室行文，需经学院党政主要负责同志审签，由办公室主任负责印送；向学校其他机关处室、直附属单位行文，需经分管院领导审签，由对口秘书负责印送。

第十一条  校内请示和报告行文、报送应当遵循以下规则：

1.坚持“一文一事”原则，做到条理清晰、简明扼要，不得在报告件中夹带请示事项。    2.严格按照公文格式及模板要求（见附件1、附件2）行文，需注明联系人和联系电话，并由学院党政主要负责同志签字、加盖印章后报送。    3.学院上报学校党委、行政的请示、报告，应通过党委校长办公室收转，一般不得直接呈送校领导个人。请示、报告中的主送单位为“党委校长办公室”。属学校有关职能部门职权范围内的具体问题，应当直接报送相关职能部门处理，不必向学校党委、行政请示。

4.重大突发事件，按照“即发即报”的原则，通过电话、短信等方式立即上报学校总值班室（党委校长办公室）及相关职能处室，正式报告应在12小时内报送。

第十二条  向院属机构行文，由办公室对口秘书起草，通过OA系统提交分管领导审签后印发。

第四章  发文办理

第十三条  发文办理的主要程序包括：起草、审核、签发、印制、核发等。

第十四条  办公室人员负责学院各类公文的起草，起草公文必须严肃认真，应当遵循以下原则：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）所拟公文，如系上级单位或有关单位来文要求办理的事项，应将来文附后，以便审核。

第十五条  院领导班子成员负责学院各类公文的审核，由办公室人员通过OA系统提交分管领导审核。涉及综合性、重大问题、保密问题的公文，提交学院主要负责同志审核。

公文审核应当注意以下几点：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范。

第十六条  审核通过的公文，由学院行政秘书或党务秘书负责印制、下发和存档等工作，印制前要对公文的审批手续、内容、文种、格式、发文字号以及分送范围和印制份数等进行认真复核。

第五章  收文办理

第十八条  收文办理的程序主要为签收登记、拟办送呈、传阅批办、承办、督办、整理归档等。

（一）签收登记。通过学校OA系统接收的文件，由行政秘书负责做好在系统内签收、编号登记和提交工作。

（二）拟办送呈。由办公室主任在系统内填写拟办意见、提交分管领导阅示。拟办的主要原则是：1.涉及保密、紧急、重大事件的公文，办公室主任需提交院长、书记阅示。一般性公文，提交分管领导阅示。

（三）传阅批办。根据领导批示和工作需要，由行政秘书负责将公文转送传阅对象阅知或者提交相关人员办理。传阅公文应做到随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延传。

（四）督办。办公室主任负责学院各类文件的督办，要及时了解掌握公文的办理情况，做到紧急公文跟踪督办，重要公文和领导有明确批示意见的公文重点督办，一般公文定期督办。

（六）整理归档。公文办结后，由行政秘书做好文件的整理归档。涉密公文由党委校长办公室按照有关保密规定统一管理。工作人员离岗离职时，应将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第六章   附则

第十九条   未尽事宜按照学校相关规定处理。

第二十条  本办法由学院党政综合办公室负责解释，自2019年7月1日起施行。