理学〔2019〕15号——关于印发《理学院会议室使用管理办法》的通知

　　 　　

各中心、系、所、点：

《理学院会议室使用管理办法》经2019年11月5日党政联席会议研究通过，现予以印发，请遵照执行。

理 学 院

2019年11月5日

理学院会议室使用管理办法

为规范学院公共会议室使用管理，确保会议室合理高效使用，结合学院实际，制定本办法。

第一条 学院公共会议室（以下简称会议室）包括E321会议室、A213会议室。

第二条 E321会议室、A213会议室由党政综合办公室公室统一管理，其中A213会议室是学院教学研讨室，仅限学院内部使用，周三下午仅限学院集体活动或大学数学与教学中心使用。行政秘书具体负责各会议室的使用登记与调度、设备维护等。

第三条 为避免使用时间发生冲突，各部门使用会议室前，须到党政综合办公室公室进行预约登记，以便统一安排。

第四条 会议室使用应严格按照预约时间进行，以免影响下一部门使用。

第五条 会议室使用遵循先登记先使用、先紧急后一般的原则，各部门之间可本着重要优先的原则协商使用。

第六条 会务用品由承办部门自备，并自行摆放。

第七条 任何人不得随意调换会议室桌椅，一经发现将严肃处理。

第八条 会议结束后，承办部门应立即清理会务用品，桌椅摆回原位，关闭门窗、设备、灯具。

第九条 会议室由学院保洁员定期清扫，使用部门应保持会议室环境卫生、爱护公共设施，如发现设备故障和公物损坏应及时告知党政综合办公室，以便及时修理。

附件1

会议室使用流程图

附件2

A213会议室使用说明

一、会议室由党政综合办公室负责管理、登记、设备维修等相关事宜，未经允许不得擅自挪用会议室设备和座椅等物品。

二、为避免会议时间发生冲突，会议室实行提前预约制，使用者至少提前1天预约会议室。工作日内由办公室人员提前30分钟开门。周末使用，请提前到办公室领取钥匙并登记。

三、会议期间，多媒体使用应按如下步骤进行：解锁讲台——按下讲台左侧的上课按钮——用完后按下课按钮——所有设备安全关闭后锁好讲台——关闭讲台东侧墙面的多媒体设备电源总开关。

四、调音台在电脑显示器右侧，左下侧白色调节钮为音量开关，可用于调节话筒音量，其他请勿动。

五、话筒为独立设备，按下开关按钮即可使用。

六、使用完毕后，使用者应关闭多媒体、空调、电灯等电源开关，锁好门窗，确保设备安全，防止物品遗失。

七、会议室西墙面电箱内的开关,任何人不得随意开关。

八、会议室使用者必须认真做好会前及会后的卫生清扫工作，会后办公室工作人员会进行会议室的安全和卫生检查。

九、使用者如发现设备故障和公物损坏应及时告知党政综合办公室，以便及时修理。

理学院

2019.11.04

附件3

E321会议室使用说明

一、会议室由党政综合办公室负责管理、登记、设备维修等相关事宜，未经允许不得擅自挪用会议室设备和座椅等物品。

二、为避免会议时间发生冲突，会议室实行提前预约制，使用者至少提前1天预约会议室。工作日内由办公室人员提前30分钟开门。周末使用,请提前到办公室领取钥匙并登记。

三、会议期间，多媒体使用应按如下步骤进行：按下投影仪遥控器开关按钮——按下幕布下降按钮——将投影仪连接线连到笔记本电脑——调试使用——用完后拆下连接线——按下幕布上升按钮——按下投影仪遥控器开关按钮。

四、会议结束后，使用者应关闭多媒体、空调、电灯等电源开关，锁好门窗，确保设备安全，防止物品遗失。

五、会议室使用者必须认真做好会前及会后的卫生清扫工作，会后办公室工作人员会进行会议室的安全和卫生检查。

九、使用者如发现设备故障和公物损坏应及时告知党政综合办公室，以便及时修理。